Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - Materi Perkuliahan

Pertemuan 1 - Rabu, 1 April 2020 

• Komponen DFD

Let's Discusse :

DFD adalah pemodelan yang menggunakan 4 simbol. di komponenDFD.jpg.

4 simbol tsb utk menggambarkan  :

1. entitas luar

2. Proses / Entitas dalam 

3. Penyimpan data 

4. alur data / informasi

DFD ada 2 jenis yaitu DFD fisik dan DFD logis. Untuk DFD fisik lingkaran diartikan sebagai entitas dalam

untuk DFD logis lingkaran diartikan sbg proses.

Pembahasan 1

DFD logis

DFD adl pemodelan yg menggambarkan aliran data dan perubahan data yang terjadi ketika melewati DFD.

DFD logis menggambarkan perubahan data akibat suatu proses. DFD fisik menggambarkan perubahan data akibat perbuatan suatu entitas.

DFD digambarkan dlm level-level. yg paling atas dari level DFD disebut level konteks.

DFD level konteks harus berjenis DFD logis. 

Ciri DFD ini adalah prosesnya hanya 1 dan tdk ada simbol penyimpan data.

Lingkaran proses harus memiliki panah masuk dan panah keluar. Panah masuk berasal dari entitas luar dan panah keluar juga menuju entitas luar.

Dari sini kita dapat melihat kesamaan DFD tsb dengan simbol input-proses-output (IPO).

• DFD VS IPO

Pembahasan 2 : 

Melihat analogi DFD konteks dg prinsip I-P-O (gambar diatas)

DFD logis menekan pada perubahan data akibat diproses secara logis/makna. 

contoh: panah masuk adalah tagihan, lingkaran adalah proses validasi, maka panah keluarnya adl tagihan yang sudah divalidasi.

DFD konteks menunjukkan batasan suatu masalah / proses / sistem. Lingkaran merupakan sistem, sedang entitas luar adalah pihak2 luar yg berkepentingan dg sistem tsb.

Dalam gambar e1, e2, e3 berkepentingan dg sistem. e1 dan e2 pemberi data dan e3 penerima data yg sdh diproses.

Definisi informasi. 

Informasi adalah data yang diolah sehingga memiliki makna bagi penggunanya. Berdasarkan definisi tsb, data yg diterima e3 disbt juga dg informasi. Jika e3 memberikan informasi tsb ke proses lain (lingkaran lain), maka informasi dari e3 tsb kita katakan sbg data dan tdk bisa dikatakan sbg informasi.

KASUS: 

A memesan makan kepada pelayan restoran, pesanan tsb disampaikan ke bagian dapur, kemudian dimasak. setelah makanan selesai, bagian dapur memberi tahukan ke pelayan. Kemudian makanan diambil dan disajikan. Setelah itu pesanan yg sudah selesai dibuat diberikan ke kasir.

• dari kasus, kita harus memilah siapa yang memberi input ke sistem dan siapa mendapat hasil dari sistem dan siapa yang terlibat di dalam sistem. Ini tdk mudah.
• semua pemodelan memiliki kesulitan memilah-milah cerita dan mencocokkannya dengan simbol lalu manarik hubungan-hubungan sesuai dg aturan pemodelan.
• pihak luar atau entitas luar adalah mereka yg tidak terlibat dalam memproses data. 

• Dari cerita kita, A dan kasir tidak terlibat, oleh karenanya A dan kasir adl entitas luar. pelayan dan bagian dapur adl mereka yg terlibat dlm memproses pesanan tsb, maka mereka disebut entitas dalam. Entitas dalam tempatnya ada di dalam lingkaran. Entitas luar A memberi data ke sistem, yaitu data pesan makanan, entitas luar kasir mendapat informasi yaitu pesanan yg sudah selesai disajikan. selebihnya dari cerita ada didalam lingkaran sistem.

For Your Information :

• panah ke entitas bisa bolak balik. entitas juga bisa mendapat lebih dari satu panah keluaran atau bisa memberi lebih dari satu panah masukan.
• entitas bisa hanya satu, berarti entitas itu memberi data dan menerima informasi.
• yg tidak boleh terjadi dlm DFD adl hanya ada panah masukan atau hanya ada panah keluaran
• dlm DFD konteks tidak boleh ada penyimpanan, karena DFD hanya menggambarkan konteks (gambaran besar).
• DFD konteks tidak teknis karena hanya memberi gambaran besar suatu sistem. Jika ingin melihat gambar lebih detail, maka lingkaran DFD konteks kita detailkan. Lingkaran adalah simbol dari proses, jika kita ingin melihat lebih detail suatu proses, maka proses tersebut akan dipecah menjadi lebih teknis. Pecahan proses itu juga proses, maka pecahan proses juga disimbolkan dengan lingkaran.

• DFD Level 0

• DFD Level 0_1 (kanan) & 0_2 (kiri)

---batas--

Pembahasan 3 :

Dalam gambar  DFDLevel0_1 ada 2 tambahan aliran data antara p1, p2 dan p3

• misal jika proses sistem informasi di DFD konteks dijabarkan dan kita mendapat 3 proses baru, dan kita beri nama dg p1, p2 dan p3, kita harus menggambarkan alur data antara d1, d2, d3 dan alur data yang ada antara proses p1, p2 dan p3 (belum tergambar).

Dalam DFD p1, p2 dan p3, diberi nama berupa kata kerja yang menggambarkan fungsinya, kemudian diberi simbol angka diatasnya, misal p1 diberi simbol angka 1.0, p2 dg 2.0 dan p3 dg 3.0

angka 0 menjadi petunjuk bahwa DFD yg digambar tersebut adl level 0.

angka 1, 2 dan 3 menunjukkan urutan detail proses.

di konteks, proses besar menerima data d1 dari e1 dan d2 dari e2 serta memberikan d3 ke e3. di level 0, gambaran tsb tidak boleh berubah, dari gambar DFDLevel0_2, d1 dan d2 masuk ke 1.0, sementara 3.0 meberikan d3 ke e3. Penjabaran level 0 dari level konteks tsb konsisten.

• apabila penjabaran dfd ke level dibawahnya tdk konsisten, itu artinya dipenjabaran memberikan cerita versi yg lain yg tdk sama dg cerita yg kita buat untuk membuat DFD konteks. Cerita sistem proses antara konteks dan penjabaran tdk konsisten.
• apabila proses 1.0 dirasa masih bisa didetailkan lagi, maka kita membuat sub proses yg diberi nama 1.1, 1.2 dst. banyak sub proses sesuai kebutuhan
• jika proses 2.0 juga dianggap masih bisa di jabarkan lagi kita bisa membuat DFD level dibawahnya, yaitu DFD level 2.0 dan sub prosesnya disebut dg 2.1, 2.2, 2.3 dst.
• apabila proses 3.0 kita anggap sudah tidak dapat didetailkan lagi, maka kita tdk perlu memaksa membuat DFD level 3.0. Bila kita paksa, kita akan bingung sendiri, 3.1 prose untuk apa ?, 3.2 proses untuk apa? tdk boleh penjabaran ke level yg lebih bawah hanya menghasilkan 1 lingkaran. dari satu lingkaran dijabarkan jadi 1 satu lingkaran, artinya, sebenarnya tdk ada penjabaran / pendetailan.

For Your Information :

Perlukah di buat lingkaran mengelilingi proses di DFDlevel0 ??

Jawab : tidak. tapi untuk membantu imajinasi dalam menjaga ke-konsisten-an boleh. jika sudah selesai, lingkaran tsb dihapus

• DFD Level 0_2 Imaginasi

Batas pertemuan

Pertemuan 2 - Rabu, 8 April 2020

•  Latihan Soal & Pembahasan DFD (1)

 PT ABCDE memesan barang ke vendor dengan mengirimkan nota pesan barang melalui email.

Selanjutnya, ketika barang yang dipesan dating ke bagian gudang, pihak gudang menghitung barang yg

dikirim kemudian menanda tangani surat jalan tersebut. Dalam dokumen surat jalan harus dicantumkan

nomor nota pesan barang. Surat jalan yang ditanda tangani diambil tembusannya, kemudian disimpan

sebagai arsip di gudang.

Diminta : buatlah diagram konteksnya.

Jawab : 

• nama alur data tdk boleh kata kerja (tugas mahasiswa uppload dibawah ini). data adalah benda. alur data ke gudang menggunakan kata kerja. kata kerja hanya boleh untuk proses
• KOREKSI JAWABAN



Jawaban masih salah, betulnya di atas !!!

• Gudang bukan entitas eksternal. 
• Gudang adalah entitas internal.

ENTITAS EKTERNAL adalah mereka yg hanya memberi data atau menerima data saja. Gudang menerima surat jalan, kemudian memeriksa antara dan surat jalan (disebut dengan proses mengecek), lalu memberi tanda tangan di surat jalan (memberi validasi) kemudian mengarsip (mengarsip termasuk proses data).

Pembatas pertemuan

Pertemuan 3 - 15 April 2020 

• Latihan Soal & Pembahasan DFD (2)

Karyawan masuk ke kantor, sebelum bekerja, karyawan mengisi buku absen. Data yg diisi adalah nama,

tgl masuk dan jam masuk. Ketika pulang, karyawan mengisi buku absen dibagian kolom jam pulang. Staff

personalia setiap siang hari mengambil buku absen, kemudian menyalin absen hari kemarin ke excel.

Lalu membuat laporan absensi setiap bulannya dan diserahkan ke kepala personalia.

Jawaban Dosen

Diagram konteks :

Keterangan :

- staf personalia adl entitas dlm karena dia yg melakukan proses absensi.

- data store utk absen dibedakan karena yg satu bentuk fisiknya buku sdg yg lain bentuk fisiknya file xls. (Diagram Level 0)

Diagram LEVEL O :

• For your Information :

- Dibuat DFD konteksnya kemudian DFD level0 nya. Di DFD Level 0, simbol data store / tempat menyimpan data bisa muncul.

- aliran data dari / ke data store hanya boleh dari proses / lingkaran.

- eksternal entity tdk boleh di hubungkan dg eksternal entity atau dg data store.

   staf personalia adl entitas dlm karena dia yg melakukan proses absensi.

- data store utk absen dibedakan karena yg satu bentuk fisiknya buku sdg yg lain bentuk fisiknya file xls.

Pertemuan 4 - 22 April 2020 

• Latihan Soal & Pembahasan DFD (3)

Pelanggan mengirim nota pemesanan ke bagian penjualan PT XYZ. Bagian penjualan menyiapkan barang yang dipesan kemudian membuat surat jalan. Barang dan surat jalan diberikan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman mengirim barang dan meminta tanda tangan pelanggan di surat jalan. Tembusan surat jalan diberikan ke pelanggan dan surat jalan asli dibawa oleh bagian pengiriman. Pelanggan juga membuatkan surat bukti penerimaan barang ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman menanda surat tersebut. Surat bukti penerimaan barang yg asli dibawa bagian pengiriman sedangkantembusannya disimpan oleh pelanggan. 

Bagian pengiriman kembali ke PT XYZ, lalu menyerahkan surat jalan dan bukti penerimaan barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan kemudian membuat surat penagihan berdasarkan surat jalan, nota pemesanan dan bukti penerimaan barang tersebut. Bagian penjualan memfoto copy surat jalan, bukti penerimaan barang dan nota pemesanan. Dokumen copy dari surat-surat tersebut disimpan di tempat penyimpanan arsip untuk masing-masing dokumen. Surat penagihan kemudian diberi lampiran surat jalan asli, bukti penerimaan barang asli, dan nota pesan asli. Surat penagihan beserta lampiran tersebut lalu diserahkan ke kurir. Kurir mengirim ke pelanggan. Pelanggan meneriman surat penagihan dan memberikan surat bukti penerimaan tagihan ke kurir. Selanjutnya kurir kembali ke bagian penjualan dan menyerahkan bukti penerimaan tagihan tersebut ke bagian penjualan. Bagian penjualan mengarsip surat tersebut.

Diminta : 

• a. Buat DFD konteks
• b. Buat DFD level 0 (logis)

Catatan Untuk DFD : 

- mengirim dokumen bukanlah proses. Alasannya, mengirim hanyalah mengantarkan data. Data yang dikirim tdk dikenai suatu aksi sehingga datanya tdk mengalami perubahan bentuk atau isi.

- Memberi tanda tangan pada dokumen itu termasuk proses. Alasannya, data sebelum ditanda tangan dan sesudah ditanda tangan mengalami perubahan bentuk dan juga perubahan status. Bentuk data berubah karena sebelumnya tdk ada tanda tangan. Status data berubah karena pemberian tanda tangan diartikan data tersebut valid.

Jawab : JAWABAN BENAR (Belum terupdate)

Keterangan : 

- Yang tidak boleh dalam MEMBUAT DFD ;

• 1. entitas luar dihubungkan dg alur data. Kenapa ? karena kalau terjadi artinya kita suka ikut campur urusan orang lain. entitas luar hanya dibahas yg ada hubungan dg sistem bahasan kita saja.

• 2. entitas luar tdk boleh dihubungkan dg arsip. Kenapa ? karena entitas luar apakah akan meyimpan data atau tidak, dan mau disimpan dimana itu bukan urusan kita. Yg kita urus adalah kita butuh data apa dari entitas luar dan kita mau beri data apa ke entitas luar. Masalah data yg kita kasih akan disimpan dia atau tdk itu adalah urusan dia.
• 3. dlm DFD konteks, tdk boleh ada simbol data store (arsip).
• 4. dfd antar level harus terjaga konsistensinya. jika di konteks ada 2 entitas luar, maka level 0 juga harus ada 2

> jika di konteks ada entitas luar pelanggan dan pengirim, maka di level 0 juga harus ada entitas pelanggan dan pengirim.

> semua pemodelan, dfd, uml, flowchart dll melatih kita fokus pada suatu masalah.

> ketidak mampuan menjelaskan secara lebih detail dari dfd konteks ke level 0, menunjukkan ketidak mampuan kita menguasai masalah.

> bagi seorang ahli sistem informasi ini adalah masalah serius.

> selain entitas luarnya harus sama antara konteks dg level 0, nama dan banyak aliran data juga harus sama. ini soal konsistensi. 

di konteks pelanggan mendapat data penagihan dari sistem dan memberikan data penagihan yg diacc ke sistem, maka di level 0 juga harus sama dan hanya ada data itu dan tdk boleh muncul data lain.

> karena dfd konteks bersifat logis dan dfd level 0 yg saya minta adalah yg logis, maka nama aliran data harus tepat sama.

> namun bisa terjadi perbedaan nama aliran data apabila dfd konteks bersifat logis dan saya meminta dfd level 0 bersifat fisik.

> perbedaan terjadi karena cara memberi nama aliran data. aliran data untuk dfd logis akan diberi nama esensi data tsb. (esensi logis / esensi fungsi). aliran data untuk dfd fisik akan diberi nama sesuai bentuk fisik data tsb dan nama yg tertera di data tersebut (misal buku absen kuning, struk byr air dari atm dll.)

> oleh karenanya nama aliran data antara dfd logis dan dfd fisik bisa beda.

Contoh :

> Ketika orang beli tiket pertunjukan, maka orang itu datang ke loket lalu membayar dan mendapat tiket kertas. tetapi bisa juga orang beli tiket pertunjukan dg cara, buka aplikasi di hp, lalu bayar dg gopay/ovo kemudian dpt qr code yg fungsinya sbg tiket. secara logis, aliran data beli tiket ke loket, maupun beli tiket dr aplikasi adalah aliran data yg sama. tetapi secara fisik beda. tiket yg beli di lokat dptnya secara kertas dg tulis no. kursi, sdg tiket di qr code, tiketnya nempel di hp dan kalau mau masuk hpnya harus dibawa.

> dg menggunakan dfd fisik kita bisa tahu bentuk fisik sistem yg kita bahas. dg dfd logis kita bisa tahu logika sistem yg kita bahas.

>bahasan dipertemuan ini dpt dibuka dan dibaca setiap saat. kalau ada yg penting catat di buku atau word supaya tdk mengulang kesalahan yg sama. pemodelan adalah ilmu utama sistem informasi dlm merancang aplikasi. anda sudah diujung ilmu sistem informasi, selesaikan dg baik. berpikir, berpikir, berpikir dan berpikir itu capek. mau capek ? itu pilihan anda.

> baca lagi bahasan saya tentang konsistensi antara dfd konteks dan level 0.

Pertemuan 5 - 29 April 2020 

• Membuat DFD Konteks & DFD Logis Level O

• Diagram diatas adalah sistem penjualan PT A. Ada 6 subsistem, yaitu penawaran, pesanan, pengiriman, faktur, retur dan penerimaan(pembayaran).
• bagian penawaran penjualan membuat dokumen penawaran 2 rangkap, yang asli dikirim ke pelanggan dan tembusan di arsip. Bagian pesanan penjualan membuat dokumen sales order berdasarkan dokumen penawaran yang ditanda tangani oleh pelanggan dan di fax ke bagian pesanan. Bagian pesanan membuat sales order 3 rangkap, tembusan ketiga di arsip, tembusan kedua diberikan ke bagian pengiriman, sementara yang asli diberikan kebagian faktur.

• Bagian pengiriman membuat surat jalan berdasarkan sales order tersebut. surat jalan dibuat 3 rangkap. tembusan ke tiga untuk arsip. Bagian pengiriman menyiapkan barang, kemudian mengirim barang ke pelanggan disertai dengan surat jalan 2 rangkap. Setibanya di pelanggan, barang diserahkan dan pelanggan memberi tanda tangan di surat jalan 2 rangkap tersebut. surat jalan tembusan diserahkan ke pelanggan, sementara surat jalan asli diberikan ke bagian faktur PT A. Bagian faktur PT A ketika mendapat surat jalan dari bagian pengiriman akan mencari sales order yang sudah diterima sebelumnya, kemudian berdasarkan dua dokumen tersebut akan membuat faktur penjualan 3 rangkap. Faktur penjualan tembusan ketiga akan diarsip, tembusan ke dua diserahkan ke bagian penerimaan pembayaran, sementara yang asli akan diberi lampiran surat jalan asli dan sales order yang berasal dari arsip. Selanjutnya bagian faktur mengirim faktur dan lampiran surat jalan dan sales order ke pelanggan.

• Pelanggan menerima faktur penjualan tersebut dan menyiapkan pembayaran sesuai dengan waktu pembayaran yang tertera di faktur tersebut. Setelah melakukan pembayaran ke rekening yang tertera di faktur, pelanggan memberikan konfirmasi ke bagian penerimaan pembayaran PT A. Bagian penerimaan pembayaran selanjutnya mengambil faktur penjualan tembusan dari arsip, kemudian membuat bukti penerimaan pembayaran. bukti penerimaan pembayaran kemudian diberi lampiran faktur penjualan dan disimpan di arsip penerimaan pembayaran. Untuk retur tdk dibahas dahulu.

Jawaban (Belum Ter-update) :)

Pertemuan 6 - 6 Mei 2020 

• Pembahasan kasus pertemuan 5 (diatas)